Wordでしおり(目次)を持ったPDFを作る方法

最近のバージョンのWordにはPDF出力機能が入っていて、簡単にPDFを作れます。資料を作成したアプリを持っていない人でも、PDFにして渡せば開いたり印刷することができるため非常に便利です。

PDFを出力するときに一工夫すると、Adobe Acrobat Readerのしおりに目次を作れます。目次があるPDFは、読んでいるときに必要な場所にすぐにジャンプできるので単にデジタル化しただけの資料よりも使い勝手が良い資料になります。

この記事ではしおり(目次、ブックマーク)を持ったPDFを、Wordで作成する方法について解説します。

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見出しを設定した資料を作る

資料を作るときに、適切な見出しを設定した資料を作るようにします。見出し1や見出し2といった見出しのスタイルが、そのままPDFのしおりになります。

(1) 次の文章を入力します。

概要

本資料はしおりを持ったPDFを作るためのテスト文書です。

PDFのしおりとは

PDFのしおりは、PDFの特定の場所にジャンプするためのリンクのようなものです。しおりはPDFの閲覧ソフトの専用の場所に一覧表示され、目次としても使われます。

しおりの作り方

Windows版のWordの場合

Windows版のWordは見出しをしおりとして出力します。PDFを出力するときにしおりを作成するオプションをONにします。

Mac版のWordの場合

Mac版のWordもWindows版と同様です。但し、Microsoftのオンラインサービスを利用する必要があります。

(2) 次の表のように段落スタイルを設定します。

設定する場所 段落スタイル
概要 見出し1
PDFのしおりとは 見出し2
しおりの作り方 見出し1
Windows版のWordの場合 見出し2
Mac版のWordの場合 見出し2

PDFの出力

Windows版のWord

(1) 「ファイル」メニューをクリックし、「エクスポート」を選択します。

(2) 「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択します。Adobe Acrobatがインストールされている環境では「Adobe PDFを作成」という項目も表示されます。そちらを選択した場合は、WordではなくAdobe Acrobatがより高品位なPDFを作成します。このチュートリアルでは「PDF/XPSドキュメントの作成」を選択してください。

(3) 「PDF/XPSの作成」ボタンをクリックします。

(4) 保存先とファイル名を指定するダイアログが表示されるので、「オプション」ボタンをクリックします。

(5) 「次を使用してブックマークを作成」をチェックし、「見出し」を選択します。このオプションが見出しを、しおりとして出力するオプションです。

(6) 「OK」ボタンをクリックして、オプションダイアログを閉じ、「発行」ボタンをクリックしてPDFを出力します。

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Mac版のWord

Mac版のWordはアプリ本体が持っている機能だけでは、しおりがないPDFは出力できますが、しおりがあるPDFは出力できません。Microsoftのオンラインサービスを利用する必要があります。一度、Microsoftのサーバーに資料が送信され、PDFに変換されて返ってくるという仕組みです。

会社の資料を社外のサーバーに送信すること自体が禁止されている会社もあると思います。仕事の資料は本当に問題がないかどうかを検討してください。問題がある場合にはしおり無しにするか、Windows版のWordを使用してください。

(1) 「ファイル」メニューの「コピーの保存」を選択します。

(2) 「ファイル形式」から「PDF」を選択し、「電子配布とアクセシビリティの向上に最適(Microsoftオンラインサービスを使用)」を選択します。

(3) 「エクスポート」ボタンをクリックします。

PDFの確認

作成されたPDFを開いて確認します。

Windows版の場合はEdgeが起動してPDFが表示されます。「目次」ボタンをクリックすると、見出しが目次になっていることが確認できます。

Mac版の場合は、手動でプレビューなどで開いてください。「表示」メニューから「目次」を選択すると、目次が表示されます。

まとめ

今回のチュートリアルで作成したPDFは1ページにすべての見出しがあるので、本当にジャンプするのかは確認できなかったと思います。

実際の資料作りで試してみてください。

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